בחירה נכונה של משרדים להשכרה

לא פעם במהלך חיי העסק יש צורך לאתר עבורו משרד חדש. הסיבות עשויות להיות רבות ומגוונות, החל בפתיחת עסק חדש, דרך התרחבות וצמיחה, שינוי מיקוד הפעילות וכן מטרות נוספות כמו שינוי בתדמית העסק, פנייה לאפיקים חדשים, שדרוג מתחם העבודה ועוד. יש לזכור כי מציאת נכס להשכרה אינה עניין של מה בכך. מדובר במתחם האמור להוות בסיס לפעילות העסקית לאורך שנים רבות, ובחירה נכונה שלו תשפיע רבות על הנגישות והנוחות, על התדמית והקשרים העסקיים, על ההוצאות השוטפות של העסק/החברה ועוד.

לכן, חשוב מאוד לבצע את התהליך עם יועצי נדל”ן המתמחים ספציפית בתחום של משרדים להשכרה. כמו כן, יש מספר בדיקות שאפשר להתחיל לבצע באופן עצמאי, לרבות קריאת חומר רלוונטי ברשת כמו המאמר הבא, בו נסביר איך בוחרים משרד.

מהו המיקום המבוקש למשרד?

ללא ספק, מיקומו של המשרד הוא פרמטר ראשון במעלה, והבחירה הזו נגזרת מכמה היבטים שחשוב לבדוק ולהבין מראש. ראשית, ברור שמיקום המשרד ייגזר מהאזור בו מעוניינת החברה למקד את פעילותה, במיוחד אם מדובר בפעילות הממוקדת באזור גיאוגראפי ספציפי. בנוסף, מיקומו של המשרד עשוי בהחלט להשפיע על השכירות, אשר לה חלק בלתי מבוטל בהוצאות התפעול של החברה. כמו כן, הבחירה תשפיע באופן משמעותי על נוחות ההגעה והגישה של עובדי המשרד, לקוחות, ספקים, שותפים וכדומה, והיא גם תשפיע על ההזדמנויות והיכולות של החברה ליצור ולקיים שיתופי פעולה עסקיים עם גורמים רלוונטיים. גורמים אלו ונוספים מביאים לא פעם להעדפת משרדים להשכרה המצויים באזור המרכז, ובדגש על מחוז תל אביב. מדובר במיקום המצוי בלב ליבה של ישראל, דבר המקטין את זמני הנסיעה המצטברים של עובדי המשרד, מציב את החברה במיקום בעל פוטנציאל מצוין ליצירת קשרים עסקיים, וגם משפיע באופן חיובי על תדמיתה. אמנם, משרדים להשכרה במחוז תל אביב הינם יקרים יחסית, בוודאי בהשוואה לפריפריה, אולם המחירים משתנים בין הערים והאזורים השונים בתוך כל עיר, ובכל מקרה הביקוש המתמיד והגובר מעיד שהתמורה מצדיקה את ההשקעה.

יש לציין כי היום, בעיקר בשוק ההייטק בו נלחמים על כוח אדם איכותי, יש השפעה גדולה למיקום המשרדים וכן לפינוקים שהם מציעים. לכן, ניתן לראות בימינו משרדים מפנקים (“סטנדרט גוגל” בעגה המקצועית), כלומר מיקום מרכזי, משרדים מעוצבים למשעי, חדרי השתרעות, דוק ווקרים וכדומה. כל אלו נולדו מתוך הצורך לפתות ולהשיג את העובדים הטובים ביותר.

נגישות והגעה

זוהי סוגיה משמעותית של מציאת נכס להשכרה, הקשורה אל מיקומו של המשרד. יש להבין שבתוך כך עיר קיימים מתחמים שונים של משרדים המשתנים באופיים, בתדמיתם, בגודל הנכסים המוצעים, בעלויות השכירות ועוד פרמטרים רבים. לכן, מובן שאין זה מספיק לבחור עיר או אזור מסוים ויש לבצע בדיקות בשטח של מתחמים רלוונטיים, בין אם הם שוכנים באזורי תעשייה, במרכז העיר, במגדלי משרדים וכדומה. סוגיה מרכזית בהקשר זה היא נגישות ההגעה עבור עובדים, לקוחות, ספקים וכדומה, שכן הדבר ישפיע באופן מהותי על התנהלות והצלחת המשרד לאורך זמן. בין היתר, יש לבדוק פרטנית את הקרבה אל כבישים ראשיים, אל מבנים מסחריים, מוקדי שירות ובתי עסק סמוכים, האם ישנם חניונים קרובים, תחנות אוטובוס ומוניות סמוכות, חניות שמורות לעובדים של המשרד, וכדומה. בדיקה זו תיתן אינדיקציה מצוינת אודות יתרונותיו וחסרונותיו של האזור הנבדק מהיבטים שונים, ובפרט בנושא של נגישות והגעה.

כך לדוגמא, לבנייני משרדים מרכזיים יש מספר מאפיינים ייחודיים שחשוב להכיר מראש. מצד אחד, מדובר בבניינים המספקים יתרון מהותי בגישה לאנשים המגיעים למשרד, יש לצידם מגרשי חנייה סמוכים, ישנם בתי עסק, מוקדי שירות ומסעדות, ולרוב הם גם מספקים מענה מצוין לצרכי תדמית. מצד שני, בבניינים כאלו עלויות השכירות גבוהות יותר, ולמרות שהן משתנות ממבנה למבנה ובין אזורים העלויות עלולות להציב חסם בפני חברות ועסקים מסוימים. בשאלה זו של עלויות השכירות נרחיב בהמשך המאמר.

המשרד עצמו

מובן מאליו שמה שנכון עבור חברה אחת אינו בהכרח מתאים עבור האחרת, והדבר נכון גם לגבי הצרכים מהמשרד עצמו. על כן, יש להגדיר באופן מפורט וברור את צרכיכם מהמשרד, ובתחילה יש להתייחס אל גודלו כאשר סדר הגודל צריך להיות כ- 12 מ”ר ברוטו לעובד – לרבות חללים משותפים. יחד עם זאת, יש לקחת בחשבון גם את צרכיה העתידיים של החברה, אשר בשאיפה תצליח, תשגשג ותתרחב ולכן תגייס עובדים נוספים, לכן מומלץ לשכור משרד מעט גדול יותר מהצרכים הנוכחיים. עוד יש לבחון את סגנון החלל כגון היותו פתוח, מספר החלוקות לחללים, אופני ההפרדה ביניהם, חדירה של אור טבעי וכדומה. באותו האופן יש לבדוק האם נושא התשתיות עולה בקנה אחד עם הצרכים שלכם, החל במערכות החשמל והאינסטלציה ועד לרשת התקשורת, מיזוג אוויר, ציוד הקיים במשרד ועוד. יש לציין כי במרבית המקרים  ניתן להתאים את המשרד לצרכי החברה המתעתדת להתמקם בו, ואת הנושא יש לבדוק ולוודא מול המשכיר. כמו כן, יש לקחת בחשבון כי השינויים כרוכים כמובן בעלויות הקשורות לתכנון ועיצוב.

שאלת העלויות

עבור בעלי עסקים השואלים איך לבחור משרד, סוגיית העלויות הינה מרכזית וחשובה. באופן כללי ניתן לחלק את העלויות לשלושה: השיפוצים והשינויים הנדרשים במשרד לפני כניסה, עלויות השכירות וכן הניהול והאחזקה. באשר לתכנון ועיצוב של שינויים במבנה, עליהם להתייחס הן אל הצרכים הפרקטיים והן אל הפן התדמיתי והאסתטי. מדובר במערכת שיקולים המאזנת בין היקף השינויים הנדרש והרצוי לבין מסגרת התקציב העומדת לרשותכם. באשר לעלויות השכירות, כפי שאמרנו הן מושפעות במידה לא מבוטלת מהמחירים הנהוגים כיום באזור, מהביקוש לו הוא זוכה, מהמוניטין והיוקרה שלו, וכן מהיבטים כמו הקומה בה המשרד ממוקם וגודלו. בנוסף, במרבית המקרים (לא תמיד) עלויות השכירות כוללות בתוכן שירותים נלווים כגון תחזוקת המבנה וניקיונו, שירותי אבטחה וכדומה. זוהי סוגיה שחשוב לוודא מראש תוך ביצוע השוואת מחירים בין עלויות דמי האחזקה, דמי הניהול והשכירות המבוקשים על משרדים שונים.

מגוון בדיקות נוספות

מלבד האמור לעיל, מציאת נכס להשכרה כרוכה בבדיקות ובפעולות נוספות, החל בבחינת האמינות והמוניטין של הגורם המשכיר, ועד לבחינה מדוקדקת של החוזה ותנאיו השונים. עקב המורכבות והחשיבות הגדולה של בחירת המשרד הנכון, כדאי מאוד לעבוד עם יועצי נדל”ן המתמחים בתחום ומכירים היטב את האזור הרלוונטי. הסוכנים המקצועיים של אקזיט נדל”ן יסייעו לכם בהגדרה של הצרכים והציפיות, בסקירה של האופציות הקיימות, בהתאמתן למסגרת התקציב, וילוו אתכם לכל אורך הדרך.

אנו מתמחים בהשכרת משרדים בתל אביב וגוש דן, ומאחורינו יותר מארבע מאות חברות ולקוחות מרוצים. אנו מעמידים לרשותכם מאגר עצום של משרדים להכרה המתעדכן באופן יומיומי, וביחד עימו ידע וניסיון עשיר המאפשרים למצוא את המשרד הנכון בכל גודל, מקום, רמת גמר ומסגרת תקציב.